domingo, agosto 22, 2010 | Posted in , , , , ,

Sempre tive problemas de esquecer alguns compromissos, comprar algum presente para um aniversariante, uma consulta médica, passar em algum lugar antes de ir para casa, enfim, várias situações que é preciso me lembrar de um compromisso e acabo deixando passar.

Para evitar isso já testei vários programas de agenda e lembrete no computador, mas só funcionava quando estava no PC, nesse caso o que mais me ajudou foi a agenda do meu celular. Até que um dia vi em um blog algo bem interessante: integrar 3 agendas ao mesmo tempo mantendo a sincronização delas, ou seja, se colocar algum compromisso em qualquer uma dessas 3, as outras duas serão automaticamente atualizadas.

E não estou falando de 3 agendas dentro do computador não, estou falando em 3 agendas em formatos e dispositivos diferentes. Resolvi testar o serviço implementando as configurações e achei simplesmente perfeito. Foi definitivamente a solução dos meus problemas.

O processo é bem simples, funciona como no gráfico abaixo:

 

ComoFunciona

O Google Agenda concentra as informações dos lembretes e distribui para o celular e o Outlook.

 

Também não quer mais perder nenhum compromisso? Então continue lendo.

Vamos integrar seu celular e o seu Outlook ao serviço do Google Agenda. Imagine que você cadastre no Google Agenda um compromisso para o dia 31/08 às 09:00. O que vai acontecer é que seu Outlook vai cadastrar automaticamente um lembrete para essa data, seu celular irá exibir na agenda esse evento e quando chegar o dia, seu celular vai receber uma mensagem de texto SMS às 08:45 sobre esse evento, seu Outlook vai mostrar na tela o lembrete 10 minutos antes de acontecer, você irá receber um e-mail na sua conta do GMail sobre esse lembrete às 08:45 e se estiver com o browser aberto no Agenda vai aparecer um Poup up do lembrete. Tem como perder o compromisso?

Para fazer isso vai precisar de um computador com internet, um browser (de preferência Google Chrome), celular (de preferência um que possa instalar aplicativos e acesse a internet), conta do Google (quem não tem hoje em dia?) e o Outlook 2007 ou 2010.

 

Para configurar vamos seguir os passos abaixo:

 

  1. Configuração Google Agenda
    1. Acesse a conta do Google e selecione o serviço: Google Agenda ou Google Calendar;
    2. Quando entrar no serviço vai ver um calendário similar ao do Outlook. Vá em Configurações –> Configurações – Agenda;
    3. Clique em “Configuração de Celular”;
    4. Selecione o País e digite o número do celular em formato internacional: +55XXXXXXXXXX, onde 55 é o código do país, xx é o código da sua cidade e o restante é o seu número de celular;
    5. Clique “Enviar código de confirmação”. Você receberá em alguns instantes uma mensagem no seu celular com um número;
    6. Ao receber o SMS do Google, digite o número de confirmação que veio na mensagem no campo: “Código de confirmação”;
    7. Clique em “Salvar” para validar as configurações;
    8. Se deu tudo certo seu celular está pronto para receber as notificações dos compromissos via SMS.
  2. Configuração do Outlook
    1. Esse é um dos mais simples, primeiro baixe o Google Calendar Sync;
    2. Depois de instalado, o aplicativo irá mostrar uma tela com Email e Senha. Basta digitar o endereço de e-mail da sua conta do Google e sua senha;
    3. Configure as opções de sincronismo: 2-way Significa que o Outlook tanto manda informações para o Google Agenda como recebe. 1 way Significa que tudo o que colocar no Google Agenda vai ser cadastrado no Outlook, mas o que for cadastrado no Outlook não vai para o Agenda. 1-way Significa que o que for cadastrado no Outlook vai ser enviado para o Agenda, mas o que for cadastrado neste último não vai para o Outlook;
    4. Depois basta clicar em “Salvar” e o aplicativo irá realizar o primeiro sincronismo de acordo com as opções cadastradas. Ele vai rodar em 2º plano e somente vai funcionar quando o Outlook estiver aberto.
  3. Configuração Celular
    1. A configuração de um celular mais simples já foi feito no passo 1, ou seja, seu número já está cadastrado para receber SMS de lembrete. Essa configuração é valida para qualquer celular que aceite SMS, o que hoje em dia significa TODOS.
  4. Configuração Smartphone
    1. Se você tem um smartphone, ou mesmo um celular que seja compatível com Sync do Google (Veja a lista e mais informações AQUI), então pode realizar essas configurações;
    2. Para efeito didático, vou mostrar as configurações utilizando um Nokia 5530, mas qualquer modelo compatível listado no link do tópico acima têm configurações parecidas. Primeiro baixe o aplicativo para o seu modelo, para o Nokia pode utilizar o Ovi Store direto do celular, ou baixe no PC e transfira via cabo de dados ou Bluetooth. Para esse modelo o aplicativo é Mail for Exchange;
    3. Depois de instalado no celular, acesse o Mail for Exchange, provavelmente ele estará instalado no: Internet –> Mail for Exchange;
    4. Configure o serviço colocando seu e-mail do Google e sua senha, ele irá solicitar essas informações no primeiro acesso. Clique Aqui para mais informações da configuração inicial;
    5. Depois disso basta definir os itens adicionais, que é o modo de sincronização, o que ele irá fazer no primeiro sincronismo, o tempo de de sincronização, entre outras. É possível inclusive configurar que durante os dias da semana, de 08:00 às 18:00, ele vai sincronizar de 15 em 15 minutos e nos outros dias e horários fora dessa faixa ele vai sincronizar só de 30 em 30 minutos;
    6. Para essas outras configurações montei um álbum com as imagens do próprio celular para facilitar o entendimento (Veja o Álbum AQUI);
    7. Se tiver feito tudo correto, já estará recebendo os lembretes agendados no Google Agenda ou Outlook.

O fato da preferência pelo Google Chrome, além de ser um ótimo browser, ele têm extensões que podem integrar o Agenda e o seu e-mail diretamente na interface. Eu utilizo essas duas extensões e facilitam muito a minha vida. Não vou explicar como funcionam, mas se estiver interessado procure pelas extensões abaixo e aproveite:

Existe uma série de outras configurações, como determinar qual o tempo de aviso das mensagens SMS (só envia SMS se cadastrar o lembrete primeiro no Google Agenda, somente lembretes importados do Outlook ou Celular não cadastram os lembretes via SMS automaticamente, tendo que fazer isso manualmente caso queira), opção de sincronizar os contatos do celular com o Outlook, entre outros, mas isso é mais específico e fica mais fácil com o uso diário.

Depois de tudo configurado, você receberá diariamente um e-mail informando a sua programação cadastrada para aquele dia. A vantagem é que aparece no Mail for Exchange a mensagem parecida com a abaixo:

 

Scr000012

Simples assim.

Serviços interessantes do Google que facilitam a nossa vida.

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